प्रश्न- वर्ड प्रोसेसिंग में सम्पादन को बताइये।

उत्तर -

लेखन में सम्पादन की जरूरत होती है। इसके लिए टेक्स्ट को मिटाना, वाक्य को पुनः जोड़ना, स्पेलिंग ठीक करना, व्याकरण को सुधारना आदि कार्य करने की आवश्यकता अनुभव होती है।

1. टेक्स्ट को सिलेक्ट करना (Selecting Text) - किसी टेक्स्ट को मिटाने, स्थानांतरित करने, प्रतिलिपि बनाने अथवा फॉर्मेटिंग करने से पूर्व इसका चयन किया जाना आवश्यक है। जब किसी टेक्स्ट, चित्र अथवा तालिका को सिलेक्ट किया जाता है तो उनके ऊपर कम्प्यूटर की व्यवस्थाओं के अनुरूप किसी गहरे रंग की छाया दिखाई पड़ती है। किसी टेक्स्ट को निम्नलिखित दो तरीकों से सिलेक्ट किया जा सकता है :

माउस से - माउस के बाएँ बटन को दबाकर इसे नीचे, दाएँ अथवा बाएँ खिसकाते हुए (ड्रेग करके) वाँछित लेख को सिलेक्ट किया जा सकता है। माउस द्वारा किसी लेख के अंशों को सिलेक्ट करने की क्रिया को निम्नलिखित रूप में बताया गया है -

की- बोर्ड से किसी डॉक्यूमेंट को सम्पादन करने से पूर्व टैक्स्ट के चयन करने की क्रिया की-बोर्ड की विभिन्न 'की' के प्रयोग द्वारा भी सम्पन्न की जा सकती है। की-बोर्ड द्वारा टेक्स्ट को सिलेक्ट करने की क्रिया को निम्नलिखित बताया जा रहा है -

2. डॉक्यूमेन्ट का सम्पादन (Document Editing) - डॉक्यूमेन्ट सम्पादन हेतु क्रियायें जैसे कि टैक्स्ट को मिटाना, इसकी कॉपी करना, इसका स्थान परिवर्तन करना, स्पेलिंग एवं व्याकरण की जाँच इत्यादि निहित होती हैं। इनमें से मुख्य क्रियाओं का वर्णन निम्नलिखित है -

टैक्स्ट मिटाना (Deleting Text ) - की-बोर्ड में स्थित दो की किसी एक अक्षर को अथवा चयनित टैक्स्ट को हटाने हेतु उपयोग की जाती हैं।

(a) बैकस्पेश की - बाईं ओर इंगित तीर के चिन्ह वाली की को बैकस्पेश की कहते हैं जो कि की-बोर्ड में ऊपर की ओर स्थित होती है। इस की को दबाकर कर्सर के बाई ओर स्थित एक अक्षर को मिटाया जा सकता है।
(b) डिलीट की - जो कि की-बोर्ड में एक से अधिक स्थानों पर मौजूद होती है, इसको दबाने पर कर्सर के दाहिनी ओर स्थित एक अक्षर को मिटाया जा सकता है।

यदि उपयोगकर्ता किसी लाइन अथवा टैक्स्ट को मिटाकर उसके स्थान पर कोई अन्य लाइन चाहता है अथवा किसी अन्य हिस्से की कॉपी करना चाहता है तो वह पहले मिटाकर फिर लिखने की बजाय दोनों क्रियायें एक साथ कर सकता है।

की-बोर्ड में एक अन्य की होती है जिसे हम इन्सर्ट की कहते हैं। की-बोर्ड में सामान्यतः इस की पर INS लिखा होता है।

3. टेक्स्ट को कॉपी करना एवं मूव करना (Copying and Moving Text) - इस कार्य हेतु निम्न प्रक्रिया अपनायी जाती है -

• जिस टैक्स्ट की कापी बनानी है पहले उसे सिलेक्ट कर लें।
• चयनित अंश की कापी बना लें।
• जिस स्थान पर सिलेक्ट किए हुए टैक्स्ट की कॉपी बनानी है अथवा कट किए गये टैक्स्ट को रखना है, वहाँ पर कर्सर को ले जाकर स्थित किया जाता है।

एक डॉक्यूमेन्ट के टैक्स्ट की दूसरे डॉक्यूमेन्ट में कॉपी बना सकते हैं। इसके लिए पहले किसी डॉक्यूमेन्ट को खोलकर उसमें कॉपी बनाने हेतु टैक्स्ट को सिलैक्ट करके कॉपी निर्देश दिया जाता है। तत्पश्चात् दूसरे डॉक्यूमेन्ट को खोलकर वांछित स्थान पर पहुँचकर पेस्ट निर्देश का प्रयोग करते हैं।

4. ड्रेग तथा ड्रॉप सम्पादन (Drag and Drop Editing) - ड्रेग तथा ड्रॉप सम्पादन क्रियाविधि निम्नलिखित हैं-

• प्रतिलिपि अथवा प्रतिस्थापित किये जाने वाली सामग्री को सिलेक्ट करें।
• किसी टैक्स्ट को एक स्थान से दूसरे स्थान पर प्रतिस्थापित करने हेतु माउस संकेतक को सिलेक्ट किये हुए टैक्स्ट के ऊपर रखकर बाएँ माउस बटन को दबाये हुए इसे खींचकर नये स्थान तक ले जाते हैं।
• किसी सिलेक्ट किये हुए टैक्स्ट की कॉपी बनाने हेतु, उपरोक्त वर्णित टैक्स्ट को खींचकर ले जाने की प्रक्रिया के समय कन्ट्रोल की को भी दबाये रखा जाता है।
• वांछित स्थान पर पहुंचने पर जब हम माउस के बाएँ बटन को छोड़ते हैं तो वांछित स्थान पर चयनित सामग्री प्रतिस्थापित हो जाती है अथवा इसकी कॉपी बन जाती है।

5. स्पेलिंग एवं व्याकरण जाँचना (Checking of Spelling and Grammar) - जब वर्ड में कोई डॉक्यूमेन्ट लिखा जाता है तो वर्ड प्रोग्राम स्पेलिंग व व्याकरण की लगातार जाँच करता रहता है। व्याकरण की अशुद्धियों से युक्त पंक्तियों के नीचे एक हरे रंग की लहर युक्त रेखा बन जाती है तथा वर्तनी की अशुद्धियों वाले शब्दों को लाल रंग में प्रदर्शित किया जाता है।

स्पेलिंग की अशुद्धियों को संबोधित करने हेतु निम्नलिखित प्रक्रिया अपनाई जाती है -

1. जिस शब्द की स्पेलिंग जांचनी हो उस पर माउस संकेतक को रखकर दाहिना बटन क्लिक करने पर एक पॉपअप सूची प्रदर्शित होती है।

2. उपरोक्त क्रिया को सम्पन्न करने हेतु की-बोर्ड की F7 की का उपयोग किया जाता है अथवा यह क्रिया कार्य सूची पट्टिका की टूल सूची में से "स्पेलिंग एण्ड ग्रामर" विकल्प को चुनकर अथवा वर्ड की स्टेण्डर्ड टूल बार में उपयुक्त बटन को दबाकर भी सम्पन्न की जा सकती है। उपरोक्त क्रियाओं द्वारा एक डायलॉग बॉक्स का प्रदर्शन होता है, जिसके द्वारा उपयोगकर्ता सम्पूर्ण डॉक्यूमेन्ट की स्पेलिंग एवं व्याकरण की अशुद्धियों को जांचते हुए उन्हें ठीक कर सकता है।

3. डायलॉग बॉक्स में दाहिनी ओर इस क्रिया से सम्बन्धित 6 पुश बटन प्रदर्शित होते हैं जो कि कई तरह के ऑप्शन प्रस्तुत करते हैं। इन बटनों द्वारा सम्पन्न होने वाली क्रियाओं का विवरण निम्नलिखित है -

(a) इग्नोर - यदि सुझाव विन्डो में प्रदर्शित कोई भी ऑप्शन हमारे उपयोग का नहीं है और हम स्पेलिंग को नहीं बदलना चाहते हैं तो इग्नोर बटन को दबाते हैं।

(b) इग्नोर ऑल - यदि हम स्पेलिंग के बारे में आश्वस्त हैं कि यह सही है तो इग्नोर ऑल बटन दबाकर हम यह व्यवस्था कर सकते हैं कि डॉक्यूमेन्ट में जहाँ कहीं भी यह शब्द आये वर्ड प्रोग्राम इसे नजरअंदाज कर दे।

(c) ऐड - एड बटन दबाकर इस शब्द को वर्ड की डिक्शनरी में डाल सकते हैं ताकि भविष्य में यदि उस शब्द की स्पेलिंग जांचनी हो तो वर्ड हमारी मदद करे एवं इसे अशुद्धि मानकर प्रदर्शित न करे।

(d) चेन्ज - सुझाव विन्डो में से सही स्पेलिंग को माउस द्वारा सिलेक्ट कर जब हम चेन्ज की बटन दबाते हैं तो हमारे द्वारा लिख गया अशुद्ध शब्द सही स्पेलिंग से परिवर्तित हो जाता है।

(e) चेन्ज ऑल - सुझाव सूची में उपस्थित सही स्पेलिंग को सिलेक्ट कर जब हम चेन्ज ऑल बटन को दबाते हैं तो वर्ड हमारे पूरे डॉक्यूमेन्ट में जहाँ-जहाँ भी यह अशुद्धि दुबारा आती है इसे स्वयं बदलकर शुद्ध कर देता है।

(f) ऑटोकरेक्ट - सही स्पेलिंग को सिलेक्ट कर जब हम ऑटोकरेक्ट बटन को दबाते हैं तो भविष्य में जब भी हम इस गलत स्पेलिंग को टाइप करेंगे वह स्वयं शुद्ध हो जायेगी।

ऑटो करेक्ट (Auto Correct ) - एम एस वर्ड में यह एक विशिष्ट सुविधा उपलब्ध है, जिसमें सामान्य टाइप किये जाते समय होने वाली त्रुटि की एक सूची उनके समक्ष उनके त्रुटि सुधार सहित निहित है। जैसे ही आप कोई एक शब्द जो कि ऑटो करेक्ट इन्डेक्स है से मिलता-जुलता हो, को त्रुटिपूर्वक लिखते हैं वर्ड का ऑटोकरेक्ट फीचर सक्रिय हो जाता है।

वर्ड के इन्डेक्स बार में स्थित टूल इन्डेक्स में प्रदर्शित ऑटोकरेक्ट विकल्प को चुनने पर एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है, जिसमें स्वचालित तरीके से त्रुटि सुधार, टाइप करते समय ऑटो फॉर्मेटिंग, स्वचालित लेखन एवं ऑटो फॉर्मेटिंग से सम्बन्धित विभिन्न ऑप्शन निहित होते हैं। उसमें जाकर अपनी सुविधा अनुसार स्वचालित रूप में उपलब्ध त्रुटिं सुधार एवं ऑटो फॉर्मेटिंग से सम्बन्धित विभिन्न ऑप्शन निर्धारित कर सकते हैं।

फाइन्ड एवं रीप्लेस (Find and Replace) - अपने डॉक्यूमेन्ट में किसी विशिष्ट शब्द अथवा वाक्यखण्ड को ढूंढने इसे किसी अन्य शब्द अथवा वाक्यखण्ड से प्रतिस्थापित करने हेतु एक बहुत ही उपयोगी सुविधा एम एस वर्ड प्रोग्राम में निहित होती है जिसे "फाइण्ड एण्ड रीप्लेस" के नाम से पुकारते हैं।

अन्डू एवं रीडू (Undo and Redo Commands ) - तुरंत परिवर्तन की एक प्रवृत्ति सदैव होती है। उपयोगकर्ता किसी भी क्रिया को करते हैं एवं तुरंत करने के उपरांत अथवा कुछ समय उपरांत ऐसा महसूस होता है कि वह इस कार्य को नहीं करना चाहते हैं। यह प्रकृति किसी डॉक्यूमेन्ट सम्पादन को सम्पादित करते समय भी उतनी ही क्रियाशील होती है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एवं ऑफिस के अन्य प्रोग्रामों में इन परिस्थितियों से निपटने हेतु एक अन्डू नामक विशिष्ट सुविधा के द्वारा उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज पर सम्पन्न की गई किसी भी सम्पादन क्रिया को निरस्त कर सकते हैं।

रीडू नामक एक अन्य सुविधा और भी इसी के साथ दी गई है जोकि पिछले अन्डू कमाण्ड द्वारा निरस्त की गई क्रिया को पुनः सम्पन्न कर देती है।

किसी डॉक्यूमेन्ट के लेखन एवं सम्पादन में ये क्रियायें बहुत ही महत्वपूर्ण होती हैं। इन्हें सम्पन्न करने हेतु सूची पट्टिका में एडिट विकल्प के अन्तर्गत प्रदर्शित सूची में से इन विकल्पों का चुनाव किया जा सकता है अथवा स्टेण्डर्ड टूल बार पर स्थित पुश बटनों के उपयोग द्वारा भी इन क्रियाओं को सम्पन्न किया जा सकता है।

...Prev | Next...